La gestione del tempo

​In che modo pensi di gestire il tuo tempo in ufficio?

Come pensi di migliorare la tua produttività nelle ore che hai a disposizione?

La quantità di tempo che abbiamo a disposizione è uguale per tutti, la differenza sta nel modo in cui la sfruttiamo e la sappiamo amministrare.
Avere un’ottima produttività e riuscire a mantenere il focus e concentrarsi sulle proprie attività (anche con le interruzioni repentine dei colleghi) è un’ottima qualità e un vantaggioso asso nella manica…ma anche una bella sfida!

“Il tempo è un elastico. Potrete fare tutto ciò che va fatto, non importa quanto poco tempo abbiate” Wolf J. Rinke (coach)

Ecco qualche consiglio dai massimi esperti di gestione del tempo, per iniziare sin da subito!

La matrice di Eisenhower

E’ importante distinguere quali attività portano valore al nostro lavoro e quali sono completamente inutili.
Seguendo il metodo Eisenhower le attività da fare durante la giornata possono essere collocate all’interno di quattro categorie.

1 – Importante e urgente: incarichi da portare a termine immediatamente.

2 – Importante, ma non urgente: attività che possono essere fatte in un secondo momento.

3 – Urgente, ma non importante: compiti perfetti da delegare a terzi.

4 – Né urgente né importante: attività che possono essere lasciate incompiute.

Inizia ad applicare questa matrice : ti sorprenderà sapere quali cose sono davvero importanti per il tuo lavoro!

Il principio di Pareto

Chi di voi lo conosce?

Vilfredo Federico Damaso Pareto è stato un economista, ingegnere e sociologo italiano vissuto a cavallo fra ‘800 e ‘900.
Arrivò ad elaborare questo principio, nota anche come principio 80/20, dove afferma che  mediamente l’80% dei risultati che ottieni è dato dal 20% delle risorse che impieghi.

Tradotto: concentrati sul 20% delle attività che per te producono maggiori risultati, individua questo gruppo ed investi lì il tuo tempo.

La regola dei due minuti

“Se un’azione richiede meno di due minuti, dovrebbe essere portata a termine nel momento in cui è decisa’’. Dal libro “Detto, fatto! L’arte dell’efficienza” di David Allen, uno dei coach più conosciuti.

Le attività veloci che rimandiamo sono moltissime e neanche ce ne rendiamo conto: fissare quell’appuntamento, inviare quella mail, rispondere a quella comunicazione, sono tutte attività che occupano due minuti del tuo tempo. Segui la regola: fallo subito!

Eat that frog!

“Mangia quella rana!” è un concetto sviluppato da Brian Tracy che si rifà a una citazione di Mark Twain.

“Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day”

Che si traduce (più o meno) in “Mangia una rana viva come prima cosa al mattino e niente di peggio potrà capitarti per il resto della giornata”. Come concetto può essere valido, ma come consiglio in fatto di alimentazione avrei da ridire…

La ranocchia simboleggia la cosa da fare più importante e scocciante che probabilmente procrastinerai. Molti di noi cominciano la giornata con la cosa più semplice, così da passare alle cose più serie.
Invece il consiglio di Tracy è l’opposto, resisti la tentazione di cominciare con qualcosa di più semplice! Non sono metodi complicati e possono risultare utili quando la mole di lavoro è più alta o quando siete bloccati in periodi di procrastinazione assoluta.
Prendetevi un bel caffè prima di iniziare, non mangiate rane vive!

Tania Barbieri

Secretary & Communication Assistant

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